Praxisbeispiel Kaizen – Workshop Verwaltung >> Auftragsannahme & -bearbeitung

Kaizen – Workshop Verwaltung >> Auftragsannahme & -bearbeitung

Speziell in der Verwaltung sind häufig die Prozesse wenig strukturiert und dokumentiert. Meistens sind diese von den Vorgänger- Mitarbeitern überliefert, beinhalten oft eine Ansammlung historisch geforderter Sondersituationen und sind wenig auf ein Gesamtsystem abgestimmt. In diesem Fall sollte die Zeit von Auftragseingang bis zur Übergabe an die Fertigungssteuerung verkürzt werden.

Durchgeführte Maßnahmen:

Erfassung und Analyse des Ist-Zustandes, Reduzierung der Schnittstellen, Straffung des Ablaufes und Erhöhung der Direktläuferquote, Schaffung einer neuen Team-Organisation, Definition der Verantwortlichkeiten und Erstellung der Arbeitsbeschreibungen, Implementierung 5S im Büro

Dauer : 5,0 Tage

Ergebnisse :

  • Die Anzahl der Schnittstellen und Unterbrechungen wurde um 40% reduziert.
  • Die Durchlaufzeit der Anfragen für Standard-Produkte um 87%, die der Sonderprodukte um 23% verringert
  • Der Bestand “Work in process” in Form von Auftragsanfragen wurde um 85% zurückgefahren
  • Die Direktläuferquote wurde um 100% erhöht.
  • Der Flächenbedarf dabei um 10% reduziert und es konnte ein komplettes 2-Mann-Büro freigeräumt werden.
  • es existieren nun klar definierte und abgestimmte Verantwortlichkeiten sowie
  • kurze, knappe aber verständliche Arbeitsbeschreibungen, die von den Teams selber aktuell gehalten werden
  • eine 5S-Kultur mit wöchentlichen Selbstaudits wurde implementiert.
  • die weitergehenden Verbesserungen durch Training der neuen Abläufe wurden mit weiteren 20% vom Team geschätzt